去年の夏頃にPRESIDENT ONLINEで書かれていた記事が掘り起こされて、一昨日あたりからネットの注目記事に入っています。領収書がらみの話。決算期が近いこともあるのでしょうか。

 ▼ 「「領収書ください」は逆に怪しい? 領収書とレシートの使い分け方」(プレジデント)


 会社の経費計算でレシートを提出したら、経理から「領収書じゃないとダメ」と言われたことのある人もいるだろう。しかし税法上、領収書とレシートは区別されていない。法的に違いがないのに、なぜレシートではなく領収書を求める会社があるのか。

 領収書とレシートの最大の違いといえば、宛名の有無だろう。税理士の山田真哉氏は次のように指摘する。

「会社が領収書やレシートを提出させる理由の1つは、社員の不正請求を防ぎ、無駄な費用を減らすため。その点でいうと、わざわざ宛名を書かなければいけない領収書は、社員にとって精神的な抑止力になりえます」

 たとえば明らかにファミリーで食事しているのに、領収書をもらうときお店に自社名を告げるのは躊躇するもの。宛名のないレシートでは、こうした抑止力が働きにくい。

 ただ、これはあくまで「精神的な」抑止力でしかない。領収書を求められた店の側は、それが明らかに会社の費用ではないと感じても、客に言われるまま宛名を書くからだ。

 しかし、最近はレジの進化により、新たな「抑止力」が現れている。 

「昔の数字だけが羅列されていた時代と違い、最近のレシートは利用人数や日時、品名まで印字されます。宛名はなくても、事細かに情報が明らかにされているほうが不正請求しにくい。いまはレシートのほうが抑止力は高いはずです」(山田税理士)

 細かな情報が印字されているレシートは、税務署対策にもなる。「お品代」と書かれただけの領収書より、具体的な品名が入っているレシートのほうが証拠力は高いからだ。

 いまや会社にとって理想の経費精算ルールは、「原則レシート。数字だけが並んだ昔のレシートを渡されたら、領収書をもらう」。これを知らずに、いまも領収書提出を義務づけている会社は、運用ルールを見直したほうがいいだろう。 

へー。レシートと領収書の法的な違いってないんですか。知らんかった。

これ確かに私も思っていて、たとえばペンとか買ったとき領収書だと「文具代」とか「お品代」にして経費落とせるけど、レシートだと凄い細かくでるから、なんか自分用の付箋とか万年筆のインクとか買うの難しいんですよね。逆に領収書ならできちゃうという。細目全部書き出すわけじゃないですから、自己申告で済みますし。

とはいえ、こういうのは(よく知りませんが)その会社の慣例だの内規だので決まっているところもあって、簡単に変わるわけじゃないのでしょう。ただ、宛名は個人名ではダメだとか、カード決済のときはこれとこれが必要だとか、そういう法的には意味がない無駄なこだわりは、正直捨ててほしいなぁと思ったりします。

経費申請めんどくさいんだよなぁ……。